マンションの理事会について|管理組合との関係性を徹底解説

マンションの理事会とは?

マンションの理事会について、知らない方も多いでしょう。理事会と聞くと「自分には関係のない組合」だと勘違いしている方は多いです。実は、マンションの専有部分を購入している方にとって、理事会は身近な存在となります。
理事会は、マンションの管理・運営方針を定める管理組合のことです。更に管理組合から選出される理事会のメンバーは、マンションを購入した人の中から選ばれます。
マンション購入者は、理事会についての知識を持っていないと、メンバーに任命された際にどのように対処すればいいのか困ってしまうでしょう。
「そもそも理事会とは何か」を知らない方は、マンションの管理・運営方針を定める理事会について確認しておいてください。

区分所有者は管理組合の一員となる

まず、マンションの専有部分を購入した方は「区分所有者」となります。区分所有者とは、複数で所有する不動産の一部を所有している者のことです。
実は、マンションの管理・運営方針を決める管理組合は、区分所有者全員で構成されています。つまり、マンションを購入して区分所有者となった方は、自然と管理組合の一員となるのです。
「管理組合や理事会は自分と無関係の外部機関」と、勘違いしている方も多いですが、マンションを購入して区分所有者となった時点で無関係ではありません。
マンションの専有部分を所有している区分所有者は、皆平等に管理組合の一員であることを自覚しておきましょう。

管理会社と管理組合の違い

マンションの区分所有者となって管理組合の一員に言われても「特に管理業務をしていない」と疑問に思う方も多いでしょう。
確かに、ゴミ捨て場や廊下・エレベーターのメンテナンスや修繕などの管理業務は、マンションを管理している管理会社が行っています。
管理会社にマンションの共用部分を管理してもらうために、毎月管理費を支払っているので、管理組合は必要ないと考える方も多いです。
しかし、管理組合と管理会社は、全くの別物です。マンションの区分所有者が構成員となり、管理・運営を行う「管理組合」に対して、「管理会社」は共用部分の清掃・防犯・修繕など管理を委託されている外部の会社になります。
つまり、管理会社はマンションを購入している訳でも、住んでいる訳でもありません。ただ、毎月マンションを購入した住民から管理費をもらい、報酬として清掃や共用部分のメンテナンスなど管理業務を行っている会社です。
ほとんどのマンションは、管理組合が住民から徴収した管理費で管理会社に管理業務を委託しています。必ず管理会社に管理業務を委託する必要はなく、個人で管理人を雇ったり、自主管理することも可能です。
マンションの専有部分は「自分が暮らすプライベートスペースだから」と、住民自らが清掃・管理しますが、共有部分は「誰かが清掃・管理するだろう」と、皆が無責任に管理業務を放置してしまいます。
そのため、管理組合で決議を取り、管理会社に業務を委託したり、自分たちで理事会を立てて管理したりして、マンションを住みやすく管理しているのです。

マンションの理事会の役割

マンションの理事会は、具体的に何をするのか、誰がメンバーに選ばれるのか知っておきましょう。理事会のメンバーは、管理組合の構成員から選ばれます。
そのため、区分所有者であれば、誰しもがメンバーになる可能性があるのです。メンバーとなった際に困らないように、マンションの理事会の役割について確認しておきましょう。

マンションの理事会の選び方

そもそもマンションの理事会のメンバーは「立候補」「推薦」「輪番制」の3つの方法から選びます。立候補の場合は、理事会のメンバーになりたい方、マンション管理・運営をしたいと積極的に理事会に携わりたい方は、自ら挙手する方法です。
次に推薦は、理事会のメンバーに適任だと思う人を、管理組合の中から推薦する方法。輸番制は、マンションの区分所有者が順番で理事会のメンバーになる当番制です。
どの方法で理事会のメンバーを決めてもいいですが、誰かに責任や負担を押し付けないよう選び方を検討するよう注意しましょう。立候補や推薦でメンバーが決まれば問題ありませんが、管理業務の負担を平等にするため輸番制を採用している管理組合が多いです。
輸番制でメンバーに任命される際に断ることもできますが、平等に理事会業務を担うために極力はメンバーとしての努めを果たすようにしましょう。理事会のメンバーになったとしても、1年や2年の任期で次のメンバーを選び直します。
そのため、均等に理事会業務を担当していく輸番制が、マンション住民の負担を平等にしてトラブルを回避できるためオススメです。

理事会の役職別の役割

マンションの理事会のメンバーには、主に4つの役職があります。

  • 理事長
  • 副理事長
  • 会計担当理事
  • 監事

マンションの管理・運営方針を決める、統括役が理事長です。マンションの管理組合の代表者となります。副理事長は、理事長の業務を補佐する役割です。理事長が担う業務を手伝い、理事長が不在の時に代行して理事長業務を行います。
会計担当理事は、管理費の収集や保管を行い、マンション管理・運用のために管理費をどのように使用するのか支出を管理する役職です。
マンションによっては会計担当理事だけでなく、防犯・防災対策を担当する防災担当理事などを設置する管理組合もあります。
会計担当理事も組合によっては設置しない場合もあり、理事長と副理事長を除く「理事」を数人任命して理事会を運用しているのです。
理事会の主要メンバーは理事長・副理事長・会計担当理事や防災担当理事などの理事で構成されますが、管理組合の業務を監督する監事が重要な役割を担います。
監事は、理事会と管理組合を繋ぐ役職で、総会で決議された内容・結果を管理組合・住民に報告する役割です。会計担当理事が不正な会計処理をしていたり、理事会に対して不審な点がある場合に、臨時総会を開催する権限を持っています。

マンションの理事会の運営

マンションの理事会に選ばれたメンバーは、住民が快適に暮らしやすくするために管理を行います。具体的にどのような運営を行うのか、理事会が行う運営について確認しておきましょう。
理事会が行う管理業務の種類は、以下の通りです。

  • 総会
  • 理事会
  • 臨時総会

マンションの理事会の選び方

マンションの理事会は、年に1度「総会」を開催して、1年間の活動報告、決算報告、来年度の目標設定、事業計画や収支決算報告を行います。総会の開催は理事長が行う義務があり、理事長の収集のもと理事会を招集して総会を開催する流れが一般的です。
任期が1年の管理組合であれば、総会ごとに、来年度のメンバーを選び直したり来年の理事会の運営についても協議します。
また、月に1度のペースで理事長が理事会を開催して、定期的な状況報告、管理費や修繕積立金の状況確認、トラブル対応を行う場を設けます。
例えば、共用部分に破損が生じたり、ゴミ出しのルールでトラブルが発生した場合に対処・管理を行う会合です。マンション内の騒音や悪臭、人間関係の悪化によるトラブルを避けるために、理事会でトラブル対応を決議して対処しましょう。
また、理事会をスムーズに運営するために、収支予算書や事業計画書・修繕計画案書を作成して、メンバーに配布して理事会の都度説明・報告を行います。
管理会社に書類の作成を委託している場合は、管理会社が作成した収支予算書・事業計画書・修繕計画案書を検討して決議を取ります。
更に、監事が理事会を招集したい際に臨時総会を開くことも可能です。臨時総会では、理事会の不正、主に会計の不備や不正、決議内容への意義を検討するために開催します。
理事会の内容を住民に報告した結果、住民からの意義・不満が発生した際に、住民を代表して監事が開催する流れが一般的です。
このように理事会では、住民がマンションで快適に暮らせるようトラブル対応や管理計画を行います。マンションを購入する場合は、理事会の運営について理解を深めておきましょう。

マンションの理事会に関する注意点

マンションの理事会に選ばれた際に、断ることもできます。多くの人々は「マンションの管理業務などしたくない」と思っているでしょう。しかし、マンションの管理業務を他人任せにしておくと、結果自分達が暮らしにくい環境になってしまいます。
ゴミ出しのルールも共用部分の清掃も、管理費や修繕積立金の管理を誰かがメンバーとなり、管理業務を行ってくれているのでスムーズに対処できるのです。
全ての住民が管理業務を他人任せにして、管理組合への関心を持っていないと、管理費だけ支払って何に使われているのかも把握できなくなります。
毎月の管理費の支出・使用状況を把握して、より暮らしやすい生活環境を整えるためにも理事会には積極的に参加しましょう。
また、マンションの共用部分と専有部分の違いを理解しておかないと、トラブル対応の際に責任の所在を追求できません。廊下やエレベーターに不具合、トラブルが起きた際には、管理費でメンテナンスを行い修繕・清掃して対処します。
しかし、自室内で水漏れが起きて下階住民の部屋に損害が発生した場合は、水漏れを発生させた住民の責任です。玄関より内側の専有部分で起きた事柄は、区分所有者の責任であることを理解しておきましょう。
複数の人々が共有して暮らすマンションでの生活は、他人を思いやり尊重し合う社会性が求められます。普段の生活だけでなく理事会に積極的に参加して、マンション住民全員が暮らしやすい環境を整えましょう。

マンションの理事会に関するまとめ

マンションの理事会は、マンションを所有している区分所有者であれば誰しも関わる可能性がある組合です。区分所有者で構成される管理組合の中から、総会・決議を行う理事会のメンバーを選定します。
理事会の構成メンバーは、理事長・副理事長・理事(会計担当理事や防災担当理事など)・監事で構成され、立候補や推薦、輸番制でメンバーを決定します。
年に1度の総会と月に1度の理事会で運営方針や管理方法を協議して、より暮らしやすい環境へマンションを運営していくことが目的です。
住民自らが理事会に参加して、マンションを管理していくことも可能ですが、事務管理のみ管理会社に委託したり、管理全体を委託することもできます。
マンションの管理を管理組合で行うべきか、管理会社にどの程度委託するべきかは総会で協議して検討してください。
この記事を参考に、マンションを購入する際には理事会に参加する可能性があることを理解して、メンバーに選ばれた際には積極的な姿勢で管理組合に協力しましょう。